Die Buchführung

Die Buchführung der UG (haftungsbeschränkt)

Der Geschäftsführer einer UG (haftungsbeschränkt) hat für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen (§ 41 GmbHG).

Ordnungsmäßige Buchführung bedeutet gemäß den Vorschriften der § 238 ff des Handelsgesetzbuches. Zusammengefasst muss jeder Kaufmann – somit auch die Unternehmergesellschaft - ihre Geschäftsvorfälle im Rahmen der doppelten Buchführung aufzeichnen und eine Handelsbilanz erstellen.

Eine Befreiung der Buchführungspflicht, die für Einzelkaufleute gelten kann, kommt nicht in Betracht.

Der Jahresabschluss ist zudem grundsätzlich beim elektronischen Bundesanzeiger gemäß § 325 ff HGB einzureichen und offenzulegen. Bei Nichteinhaltung verhängt der Bundesanzeiger schnell Bußgelder. Die Einreichung ist unverzüglich nach Vorlage an die Gesellschafter vorzunehmen, spätestens nach einem Jahr.

Das HGB sieht aber Erleichterungen bei der Einreichung und Veröffentlichung vor, die sich nach der Größenklasse der Gesellschaft richten. Die Staffelung der Größenklassen finden Sie unten in der Info-Box.

Für kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 HGB) genügt es zum Beispiel, wenn die Geschäftsführung die Bilanz und den Anhang einreicht und offenlegt. Da die Gewinn- und Verlustrechnung nicht erforderlich ist, brauchen auch die Angaben im Anhang betreffend der GuV nicht gemacht werden.

Für Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) reicht es sogar aus, wenn nur die Angaben aus der Bilanz in elektronischer Form beim Bundesanzeiger hinterlegt werden. Eine Veröffentlichung ist nicht verpflichtend. Die Bilanzzahlen der Gesellschaft können so nur nach vorheriger kostenpflichtiger Anforderung beim Bundesanzeiger eingesehen werden.

Weiter muss zwecks Ermittlung der Steuerlast dem zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt jährlich eine Steuererklärung übermittelt werden. Der Steuererklärung ist beizufügen entweder eine Steuerbilanz oder die Handelsbilanz nebst Überleitungsrechnung. Für die Erfüllung dieser Verpflichtung hat der Geschäftsführer zu sorgen gemäß § 140 AO.

Warum zwei Bilanzen? Die Wertansätze im Handelsgesetzbuch unterscheiden sich teilweise denen des Einkommensteuergesetzes. Sind die Unterschiede gering, kann es sinnvoll sein, die Handelsbilanz zu verwenden und lediglich eine Überleitungsrechnung beizufügen, die den steuerrechtlichen Wertansätzen entspricht. Sind die Unterschiede aber groß, werden regelmäßig zwei Bilanzen erstellt, nämlich eine Handelsbilanz und eine Steuerbilanz. Welche Unterlagen genau mit der Steuererklärung einzureichen sind, kann dem § 60 EStDV entnommen werden.

Da das Handelsgesetzbuch und besonders das Einkommensteuergesetz umfangreiche Vorschriften enthalten und ein hohes Maß an Fachwissen erfordern, ist es anzuraten, entweder einen Steuerberater zu beauftragen oder eine qualifizierte Buchhalterin für diese Arbeiten einzustellen. Oftmals lassen Unternehmen die laufenden Geschäftsvorfälle durch eine eigene (angestellte) Buchhalterin buchen und der Jahresabschluss wird durch einen Steuerberater erstellt.

Umschreibung der Größenklassen gemäß § 267 ff HGB

Kleinstkapitalgesellschaften

Mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale werden nicht überschritten:

  • 350 000 Euro Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags,
  • 700 000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag,
  • im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer.

Kleine Kapitalgesellschaften

Mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale werden nicht überschritten:

  • 4 840 000 Euro Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags,
  • 9 680 000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlußstichtag,
  • im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.

Mittelgroße Kapitalgesellschaften

Mindestens zwei der drei Merkmale für kleine Kapitalgesellschaften werden überschritten und jeweils mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale werden nicht überschreiten:

  • 19 250 000 Euro Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags,
  • 38 500 000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlußstichtag,
  • im Jahresdurchschnitt zweihundertfünfzig Arbeitnehmer.

Große Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei Merkmale für Mittelgroße Kapitalgesellschaften überschreiten.

Weitere Details können im § 267 und im § 267a des HGB nachgelesen werden.

Im vorstehenden Text wird die „UG (haftungsbeschränkt)“ bzw. „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ teilweise auch nur mit „UG“ oder „Unternehmergesellschaft“ abgekürzt. Hierbei handelt es sich aber immer um die UG (haftungsbeschränkt) gemäß § 5a GmbH-Gesetz.

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